電話秘書サービスについて

電話の取り次ぎは、会社(事業所)の印象を決定づけます。
丁寧な受け答え、的確な案内に、信用を感じるクライアントも多く、専門の電話秘書サービス業に、コールセンター業務を委託する会社もあります。
また、電話の取り次ぎを外注できると、事業に集中出来、起業間もない会社にとってメリットが大きいサービスです。

■電話秘書サービスとは?

電話の取り次ぎや転送を行うサービスです。
電話代行サービス業者や、レンタルオフィス会社等が提供しています。
単なる電話の転送サービスにとどまらず、ニーズに合わせた、きめ細かいサービスが用意されており、応答の内容を指定することができ、電話応対の外注化が出来ます。

・『お電話ありがとうございます。こちら○○(事業所名)でございます。』と電話を受け、要件によって取り次ぎをする。
・『ただいま外出中ですので、折り返しお電話いたします。』と応答。

このように、自社オペレーターとかわらない対応が可能です。
留守電対応よりも、オペレーターが対応して、要件を受けてくれた方が、安心感が持てますし、内容の重要度によって、すぐに転送するか、後からまとめてメールなどで報告するかたちにするかといった使い方も出来、まるで秘書が電話をとってくれる感覚です。

外出が多く電話を自分でとるのが難しい弁護士、不動産関係、ベンチャー企業などからのニーズがあります。
経費削減から、カスタマーサポートやコールセンターそのものの一次対応を、電話秘書サービスに依頼するケースも当たり前になってきました。

■電話秘書サービスのメリット

・ベンチャー企業創業時でも、事業に集中出来る。
・転送、着信一覧の報告、研修を受けたオペレーター対応など、予算・ニーズに合わせてサービスが選べる。
・商品説明、FAQなど踏み込んだ内容に対応できる業者もある。
・秘書やオペレーターを雇うよりも経費を抑えられる。
・クライアントとの商談中に電話で中断されず、落ち着いて対応出来る。
・研修を受けたオペレーターなら、安心して任せられる。
・社員やアルバイトをおくよりもメリットが大きい。
(採用の手間がある、労務管理が発生する、研修で業務の質を上げなければいけない)
・レンタルオフィスとのセット契約なら、お得に利用出来、契約開始と同時に利用が始められる。

電話対応の印象で会社の印象が決まることを考えると、受け答えがしっかりしたオペレーターに担当してもらえると安心です。
ギリギリの人手で起業した場合には、秘書を雇うより低予算で、こうしたサービスが受けられるのはメリットが大きいでしょう。

■レンタルオフィスと電話秘書サービス

会社設立や創業をするためには、『事業所を設置する住所』と『電話番号』が必要です。
一昔前なら、賃貸物件を借り、電話を引くという設立準備が必要でしたが、現在は、事業開始に必要なサービスが一カ所ですべて揃う『レンタルオフィス』が登場しました。
起業のために必要なサービスをオールインワンで受けられることで、起業資金が低予算でも、会社設立や創業にチャレンジしやすい環境が整ってきたのです。

ベンチャー企業では、創業メンバーは事業の遂行に集中したい事情がありながら、問い合わせには誠意ある対応をしたいというジレンマを抱えていました。
そんなニーズに、電話秘書サービスは対応し、『レンタルオフィス』利用のメリットを高めていると言えるでしょう。
しかも、『レンタルオフィス』の利用なら、受付サービスや、宅配の受取、お茶出しと言ったオフィスでの実務までセットになっています。

契約の仕方次第では、“1人社長”での事業開始でも、経費を抑えながら、事業に集中できる環境が手に入れられるのです。

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