役員登記に必要な本人確認書類とは?

法人登記をすると、事業に対する信用が高まり、規模拡大しやすくなるメリットがあります。会社の本店所在地、事業目的、資本規模、役員など、登記された事項は誰でも知ることができ、取引先の確認のため、登記事項証明が利用されることもあります。登記事項の変更があったときの手続きについてお話しましょう。

■役員の変更があった場合の本人確認書類

株式会社の取締役等の任期は、最長でも10年で、任期満了が理由の役員変更手続きにも本人確認書類が必要になりました。
平成27年の法改正以後から、義務付けられています。
本人確認とは、“就任承諾書に記載された取締役等の氏名及び住所と同一の氏名及び住所が記載された公的証明書”のことです。

『本人確認書類』として、認められる書類にはどんなものがあるか紹介しましょう。
・住民票記載事項証明書(いわゆる住民票)
・戸籍の附票
・住基カード
・運転免許証

カード形式で裏表になっている場合、表裏をコピーし「原本と相違ない」と記し、署名、押印します。

(参考)法務省 「役員の登記の添付書面・役員欄の氏の記録が変わりました」
http://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00085.html

海外に暮らす在留邦人の場合には、海外の日本大使館・領事館で作成された以下の書類が利用できます。
・在留証明書
・サイン証明書(日本の公証人役場作成でも可)

■就任取締役が外国人の場合には?

日本に住民票をもたない外国人が役員に就任する場合の本人確認では、公式な証明として認められる住所の記載がある書類にて、本人確認書類とすることが可能です。
例をあげておきますが、国や書類の種類によって扱いが変わりますので、法務局に確認の上、手続きを進めてください。
本人確認の書類として認められるものの例としては…
・本国官憲(公証人等)作成のサイン証明書
・パスポートのコピー(原本証明したもの)
・日本在住外国人に発行される在留カード(原本証明したもの)
・各国のドライビングライセンス
・各国の身分証明証にあたる書類
(例)中国の居民身分証、台湾の国民身分証、シンガポールのNRIC(ナショナルレジストレーションアイデンティティーカード)など

■内容変更があった場合は2週間以内に申請

手続きが面倒になったと感じる点があるかも知れませんが、公的な書類で本人確認が行われることで、登記事項がより信頼できるものになります。
海外進出・交流が進む中、安心してビジネスを進めるための情報収集は欠かせません。
内容の変更があった場合、2週間が申請期限となっています。
遅れて過料が発生しない内に手続きを済ませましょう。

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