法人登記に必要な書類

これまで勤めていた会社を退職し、自分で事業を起こすべく立ち上がったあなた。会社を立ち上げることは思いのほか難しく、実際は数多くの書類が必須となっていきます。今回は、法人登記に必要な書類について紹介します。

一番大事なもの

あなたが会社代表として、法務局に法人登記をする際に欠かせない書類を提出するため、その作成作業からスタートすることになりました。実際に提出する書類は12種類(一部省略の場合あり)存在しますが、一気にやると大変ですので、ここではいくつかに分けて紹介します。

①登記申請書→法人登記、つまり会社を作るために一番大事な要素がこの書類で、会社名や所在地、登記事由と事項、課税標準金額に登録免許税、添付書類一覧と収入印紙貼り付け台紙と細かく分けられています。この時に使うのは印鑑届出書で、登記所に登録した代表取締役印です。

②定款→会社設立をするときに作る書類で、事業の目的、構成員などといった項目などにおいて成立するのに必要な基本的規則が記された書類で、作成後は公証役場に提出し公証人に承認してもらいます。

③同意書→発起人に関するもので、設立の際に資本金出資や定款作成などといった会社設立の際その手続きを行ってくれた人で、割り当てを受けるべき株式数と払い込むべき金額、株式発行事項及び発行可能株式総数や資本金(準備金)の総額が定款により、決まってない場合のみに必要とされます。

代表取締役のこと

最初は会社の基礎について書類をまとめましたが、次は実際に運営するために必要な幹部のことについて説明しましょう。

④代表取締役選定書類→その人にさせるか、ほかの人にお願いするかについて口頭などで話をしてから決めることが多いのですが、適任者は誰だったのかと明確にする際、書面として記録しておくことを意味しています。

⑤就任承諾書→基本的には④を兼ねて処理することが多いのは代表取締役で、そのほか取締役や監査役についてもこの書類を作成することにより成立します。

⑥印鑑証明書→代表取締役のもので、複数存在する場合に関しては取締役会を設立し、その際には全員分を準備してから提出する形となりますが、発行から3か月以内であることが前提とされています。登記の際には、有効期限をよく確認してから提出の準備をしておきたいものです。

会社設立に必要な印鑑は3つあり、会社名と代表者の役職が記された実印のほか、銀行印と通常使う角印となりますので準備しておきたいものです。

残り6つを準備

前半は定款や代表取締役などを中心にまとめましたが、ここからは資本金などを中心とした書類について紹介しましょう。

⑦本人確認証明書→取締役と監査役と、それぞれ二部準備しておきましょう。その人本人であることを証明するとした場合、住民票の写しや戸籍の附表、住基カードや運転免許証、そしてマイナンバーカード表面などの各種コピーのうち、いずれかがあれば十分であり、全部用意するというわけではないのです。ただし、間違いはないという意味で本人署名と押印が必要となります。

⑧調査報告書→設立時の取締役や監査役によるもので、定款に記された内容に偽りなどが無いのかを調査し、最終的に問題はありませんという報告書として編集したものとなっています。

⑨払込関係→金融機関に対し、資本金振り込みを済ませたという証明するために必要な書類です。通帳表紙と1ページ目、振り込みが確認できるページをそれぞれコピーしておくことがこの項目に該当します。

⑩資本金額計上に関する、設立時代表取締役証明書→資本金として出資したものにおける案件が、土地や建物がある場合のみに作成します。しかし金銭のみの場合は省略してかまいません。

⑪委任状→法務局に提出する際、代理人がいる場合のみ作成します。しかし提出者及び会社代表が本人の場合は作成しません。

⑫印鑑届出書→会社実印を、法務局に提出するために必要な書類です。

提出する前に・・・

さて、会社登記をするために必要な書類がそろいました。一部は省略してもいい書類が存在しますが、これはケースバイケースによるものです。ホッチキスなどで書類をまとめてからといきたいのですが、適当に並べたりせず一番初めに登録申請書がくるようにしてから提出するのが一般的です。

書類を提出する前にもう一つ確認しておきたい項目があり、複数のページにまたがることが前提とされていますので、この場合はそれぞれのページに対して契印を押下しておきましょう。この印鑑を一つでも欠けると、せっかく提出したのに法務局で門前払いとなるリスクが高いため、慎重に確認しましょう。以上、問題がないと判断したら法務局へ提出しましょう。

まとめ

会社を実際に設立するために法人登記をすることから始まりますが、そのために必要な書類が12種類存在し、これらを作成するというだけでも大変です。しかし、一気にやるようなことをせず、複数の項目で区切ってから作成しておくと負担をかけずに済むことですし、無理のない範囲で取り組めば問題はないでしょう。

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