クラウドサインを使用した登記のやり方

近年、紙や印鑑などから電子化へ移行する指針を政府が推し進め、法務省は2020年になり、電子契約サービス「クラウドサイン」を商業登記として利用可能にしました。今回はクラウドサインを使用した登記のやり方について説明いたします。

「クラウドサイン」とは?

クラウド上で契約締結をすることができるアプリの一つであり、ウェブ上ですべての作業を完結させることができます。たとえば発注・納品・請求・領収などの各種書類を、安全なセキュリティ対策の元でやり取りすることが可能です。

紙や印鑑ではなく電子署名という形を取っているので、時間や人件費などコストの削減にもつながります。2020年6月15日付けで、法務省はこのサービスを商業登記に利用可能と指定しました。国が認可しているわけですから、信頼性も高いと言えます。

クラウドサインの特徴

サービス利用料は一切発生せず、またアカウントなどの登録も不要となっています。現行の印紙税法では、電子データは課税対象とはならないため、印紙税も不要となります。クラウドサインには、いくつかプランがあり、プラン毎に使うことのできる機能を拡張できる点も魅力の一つと言えます。

たとえば事業の規模によってプランを選択するのも良いでしょう。世界的に電子化・ペーパーレス化の流れが押し寄せ、さらにコロナ禍によるリモートワークの導入が促進される中、このサービスを取り入れることは非常に有益であると言うことができます。

クラウドサインでの登記のやり方

オンラインで登記を行うためには注意点もあります。登記とは法的な手続きになりますから、法務省が規定する形式に準拠する必要があるのです。以下にその内容を説明いたします。

①商業登記電子証明書による電子署名が必要

代表となる人物の実印がいらない代わりに、「商業登記電子証明書」を用いた「電子署名」の付与が必要になります。これを電子ファイルに添付する形で提出しなければなりません。

こう言うと難しそうに聞こえますが、実際には後述する「申請用ソフト」を使い、上記電子署名を上書きするだけの作業になります。

②法務省指定の申請用総合ソフトを使用しなければならない

法務省が指定する無料の申請用総合ソフトを使用することが義務付けられています。これを使えば作成したPDFファイルに、数回のクリックで電子署名を付与することが可能になります。

慣れてしまえば従来の紙ベースの押印作業よりもむしろ簡単ですから、時代の流れに取り残されない様にするという意味でも、早めに導入することをお勧めいたします。クラウドサインの運営元は弁護士による株式会社ですので、万が一の事態でも安心出来ます。

まとめ

クラウドサインを使った登記のやり方を簡単に説明いたしました。現代において、ペーパーレス化は避けて通れないことですし、時代の流れに取り残されないためにも、こういったサービスを積極的に活用することは、ビジネスを行う上で大きなアドバンテージとなります。

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