採用業務で知り得た個人情報の取り扱い

雇用をする際に行う採用業務等で、履歴書などを確認し応募者の情報を知り得ることになります。その内容は、氏名・住所・生年月日という個人を特定できる情報の他にも、職務経歴なども把握することができます。では、履歴書など個人情報満載の書類をどのように取り扱えばいいのでしょうか?廃棄すべきなのか返却すべきか…採用業務で必要な知識をみていきましょう。

■在籍している社員の履歴書

応募していただき社員として雇用することに決まった方の履歴書は、保管することになります。履歴書は、その人の個人情報が詰まった非常に重要なものということは、先にも述べましたが、保管をするという行為は、個人情報の流出というリスクを抱えていることにもなります。

しかし、社員が経歴詐称のような事実が発覚した場合、履歴書がその証拠書類としての意味を持つことになります。これから仕事をしていく上で社員との間にトラブルが生じた場合、事実関係を確認するためには必要となってくるのです。

■不採用者の履歴書は…

迷うところでしょうが、選考で不採用になった人の履歴書については、法的な決まりがないのが事実です。しかし、履歴書の返却に関してトラブルが発生することも考えられます。採用業務の段階で、履歴書の取り扱いについては応募者にきちんと明示しておくことが望ましいでしょう。

不採用者の履歴書を返却するという行為自体は、会社のイメージアップにもなります。しかし、受験する人数にもよりますが、多くの応募者がいると不採用者全員に履歴書を返却することは、業務の片手間にやるには厳しくなりますので、返却を希望するかの確認をとり、希望者だけに返却をするという準備を怠らないようにしましょう。そのためにも、一定期間の保管は必要です。

■知り得た個人情報の取り扱い

2003年に個人情報保護法が成立し、個人情報の取り扱いについては慎重に行わなければなりません。

本人の承諾なく個人情報を利用することや、採用業務で得た情報を名簿化することが、法に触れる可能性もあります。事前に、個人情報取り扱いの方針、取得や利用目的について応募者に対して確認をし、承諾を得ることが必要です。

例えば、採用募集に応募してきた人の個人情報から、アンケートやメルマガ送信を行う予定がある場合は応募要項に明記し、且つ、本人の承諾を得なければいけません。これは、顧客情報と同様に十分な注意が必要な部分です。

■まとめ

採用業務で個人情報を取り扱う場合は、慎重に行わなければいけないことを周知していただけたかと思います。採用に関する個人情報の取り扱いというと、やはり履歴書の管理ということになるでしょう。

自分の会社で、履歴書の管理についての仕組みを整え、情報漏洩のリスク回避につなげていきましょう。

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