採用者の履歴書|ケース別保管法

志望者から提出された履歴書は、書類選考に必要不可欠といえます。しかし、その内容には個人情報も記載されているので、保管方法は慎重に行わなければいけません。今回は、履歴書の保管方法をケース別にご紹介したいと思います。

■ケース1:履歴書等書類(紙媒体)

労働基準法第109条により、労働関係に関する重要な書類は3年間保存しなければならないとされています。履歴書に関していうと、この3年間というのは、その人が退職(または死亡)した後から、最低3年間は保管することが、企業の義務となっています。

採用した労働者が退職(または死亡)してから、3年の保管期間が過ぎた書類については、企業側にはその保管義務がなくなります。保管することも可能なのですが、個人情報の流出などのリスクに備えた取扱い方法を検討するか、その時点で返却、または破棄します。

紙媒体の保管方法として、段ボールなどに入れ保管することが多くありますが、個人情報ですので、鍵がかかる書庫などでの管理を行い、閲覧権、管理権も限定しておくことが望ましいでしょう。また、年度順ではなく氏名順の方が調べやすくなります。

■ケース2:履歴書等書類(データベース)

入社時期毎に履歴書を保管するケースが多いと思われますが、会社規模も大きくなり書類が多くなってくると、現職者と退職者を区別することが難しくなることもあります。

平成17年に労働関係に関する重要な書類の保存について、データベースでの保存が行政通達上認められていることから、必要時にすぐ出力し印刷できるようにすることで、データ保管することが可能となりました。

そのようなことから、データベースでの履歴書等の保存をする企業も増えてきました。

しかし、法律上問題はないとしても、データのみで履歴書を保管するということは、データの消失が懸念されることから、オリジナルは破棄せず保管しておくことをお勧めします。

オリジナルの保管方法は、先述した通りとなります。

■まとめ

最近では、様々な企業の情報漏洩問題が取り沙汰されています。社会的にも個人情報取扱いに対する意識が高まっていますので、履歴書などの個人情報が、特定の限られた人以外に漏れないよう、企業側の信用にも関わってきますので十分な配慮が必要となります。就職活動で提出した履歴書をたとえ不採用であっても、履歴書返却のトラブルに巻き込まれないよう、採用活動を行う企業側が慎重にならなければいけません。

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