電話で相手を呼び出してもらう時になんて言えば良い?

電話でのアポ取り、問い合わせなど、ビジネスシーンで、お客様のところに電話をかけるときに、どんな風に言えば良いのでしょう?また、受けた電話の呼び出しの仕方は?失礼のないスマートな話し方を紹介しましょう。

■基本のかけ方(呼び出し依頼編)

[相手]  お電話ありがとうございます。こちら○○ホールディングスでございます。

[あなた] お世話になっております。△△株式会社の山田と申します。営業部の吉田さんお願いいたします。

相手の部署をつけてお願いすると、スムーズです。

もし、すぐに相手が出られない場合にはどうしたら良いでしょう?

[相手] あいにく吉田はただいま席を外しております。後ほどお電話差し上げるようにしましょうか?

この場合、以前からやりとりがあり、急ぎ、時間指定をお願いしなくても大丈夫であれば…

[あなた] ありがとうございます。よろしくお願いします。

時間指定が必要な場合には…

[あなた] ○時頃でよろしければこちらからお電話しますがいかがでしょうか。

営業電話などの場合には、相手の意思に任せた方が、印象よく感じますから…

[あなた] ××株式会社山田から連絡があったとお伝えください。失礼いたします。

■相手との関係で対応はかわる

基本の呼び出しをお願いする電話のかけ方を見てきましたが、すでに取引があって、取り次ぎに問題ない場合でしたら、お目当ての相手が電話口にでられない場合には、都合を聞いてかけ直すのは失礼に当たりません。気をつけたいのは、まだ取引先としての関係が出来ていない場合です。本当は迷惑だと感じているのかも知れませんから、深入りはNGのケースがあります。次は、自社で取り次ぎされた場合について考えてみましょう。

■基本の受け方(呼び出し取り次ぎ編)

[あなた] お電話ありがとうございます。△△株式会社こちらでございます。

[相手]  お世話になっております。○○ホールディングスの吉田と申します。営業部の山田さんお願いいたします。

[あなた] 営業部の山田でございますね。少々お待ちください。

(保留音を流してとり継ぐ。山田さんがすぐ要件に入れるように“○○ホールディングスの吉田さん”からであることを伝えてつなぎましょう。)

このとき1分以内で取り次げない場合は、相手の都合を聞いてかけ直す様にします。営業電話や、クレーム電話など、担当者にすぐ取り次ぐべきでないときには、『山田は、あいにく席を外しております。後ほどお電話差し上げるようにしましょうか?』と対応しましょう。

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