電話で相手を呼び出してもらう時になんて言えば良い？
- 2016/10/27
- スタッフ
電話でのアポ取り、問い合わせなど、ビジネスシーンで、お客様のところに電話をかけるときに、どんな風に言えば良いのでしょう？また、受けた電話の呼び出しの仕方は？失礼のないスマートな話し方を紹介しましょう。
■基本のかけ方（呼び出し依頼編）
[相手] お電話ありがとうございます。こちら○○ホールディングスでございます。
[あなた] お世話になっております。△△株式会社の山田と申します。営業部の吉田さんお願いいたします。
相手の部署をつけてお願いすると、スムーズです。
もし、すぐに相手が出られない場合にはどうしたら良いでしょう？
[相手] あいにく吉田はただいま席を外しております。後ほどお電話差し上げるようにしましょうか？
この場合、以前からやりとりがあり、急ぎ、時間指定をお願いしなくても大丈夫であれば…
[あなた] ありがとうございます。よろしくお願いします。
時間指定が必要な場合には…
[あなた] ○時頃でよろしければこちらからお電話しますがいかがでしょうか。
営業電話などの場合には、相手の意思に任せた方が、印象よく感じますから…
[あなた] ××株式会社山田から連絡があったとお伝えください。失礼いたします。
■相手との関係で対応はかわる
基本の呼び出しをお願いする電話のかけ方を見てきましたが、すでに取引があって、取り次ぎに問題ない場合でしたら、お目当ての相手が電話口にでられない場合には、都合を聞いてかけ直すのは失礼に当たりません。気をつけたいのは、まだ取引先としての関係が出来ていない場合です。本当は迷惑だと感じているのかも知れませんから、深入りはNGのケースがあります。次は、自社で取り次ぎされた場合について考えてみましょう。
■基本の受け方（呼び出し取り次ぎ編）
[あなた] お電話ありがとうございます。△△株式会社こちらでございます。
[相手] お世話になっております。○○ホールディングスの吉田と申します。営業部の山田さんお願いいたします。
[あなた] 営業部の山田でございますね。少々お待ちください。
（保留音を流してとり継ぐ。山田さんがすぐ要件に入れるように“○○ホールディングスの吉田さん”からであることを伝えてつなぎましょう。）
このとき1分以内で取り次げない場合は、相手の都合を聞いてかけ直す様にします。営業電話や、クレーム電話など、担当者にすぐ取り次ぐべきでないときには、『山田は、あいにく席を外しております。後ほどお電話差し上げるようにしましょうか？』と対応しましょう。
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