代表電話番号が欲しい!仕事用連絡先はどうやって確保する?

ホームページやSNSを公開していても、連絡先として固定番号があった方が良いですよね。問い合わせをするお客様からすると、直接質問して、その場で答えを得られるのは安心感があります。ビジネスを始めるときに、代表番号を持っていると、多くの問い合わせに対応できます。代表電話の番号を準備する方法を紹介しましょう。

■その1 ビジネスフォンを設置する

大きな会社や、公官庁などの問い合わせ先は、番号が一つですが同時に複数の回線を受けることができます。
主装置と呼ばれる交換機が受信して、複数ある子機で着信を受けたり、転送したりできるビジネスフォンの設備を導入すると、安定した通信が確保しやすく、内線同士は通信料金が掛かりません。
多くのオフィスでは、ビジネスフォンを設置して、代表番号にかかってきた電話を社内の対応部署にまわして対応しています。
契約上は一つの回線でありながら、同時に複数の通信ができて便利です。
しかし、設備導入に数十万円以上かかることも多く、初期投資が大きくなりがちなので、小規模事業者には負担に感じるかも知れません。

■その2 電話代行・転送サービスを利用する

電話代行・転送サービスでは、東京や大阪など大都市の局番番号を持った固定番号を使うことができます。
毎月の利用料金を支払うスタイルなので、ビジネスフォンを導入するよりも負担が少ないと言えます。
また、サービスの内容が豊富なので
・オペレーターが対応して、内容によって伝言を振り分ける
・依頼したフローに沿って応答してくれる
・受けた電話の日報メールをくれる
…といった、電話を受けるスタッフを雇い、研修する手間が省けるメリットがあります。
雇用保険をかけて、スタッフを雇う費用を考えると、手頃だと感じるサービスも多く、小規模事業者から、大企業のコールセンターにまで、“電話秘書サービス”として広がっています。
レンタルオフィスとセットで利用できるパターンもあり、オフィス機能確保にかかる費用を安くするのに役立ちます。

■その3 アプリを使ったビジネスフォンサービスを使う

事業を始めたばかりで、オフィスや電話設備に回す資金を削減したい場合には、スマホにアプリを入れて固定番号を共有で使えるサービスを利用するのも良いでしょう。
また、クラウド型ビジネスフォンと呼ばれるタイプでは、スモールスタートの事業者にも利用しやすく、ネット環境さえあれば通話可能になるところが便利です。
ただ、自分で電話対応しなければなりませんから、商談中やプレゼン中は秘書サービスがあるといいなと感じる事があるかも知れませんね。

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