仕事の電話が苦手な人へ

大きな会社になると「庶務」もしくは「総務」の担当者が電話の窓口となりますが、起業をするとなると、ご自身が直接電話を受けなければいけないこともあるでしょう。今回は、そのような場合、どのようなことに気を付けて応対するのかをみていきましょう。仕事の電話が苦手な人はぜひ一読ください。

■意識したいのは「声」

電話は対面とは違い、相手に表情やボディーランゲージが伝わりません。それだけでもコミュニケーションをとることが不利になります。そのようなことから、電話で重要なことは「声」の印象になります。

仕事での電話応対は、好き嫌いにかかわらずどうしてもおこなうケースがでてきます。そのような場合、生活上でおこなう話し方では、相手に好印象を持っていただけないこともあります。電話で会話をする場合は、普段よりも若干テンションを上げて話すくらいが良いでしょう。

ここで気を付けたいのは、テンションを上げることと、声のボリュームを上げることは違うということです。声のボリュームが大きすぎると、相手が疲れてしまいます。相手は電話の機能で音量調整ができます。それほど大きな声をださなくても、相手側が調整してくれます。

■お伺いをたてる・質問をするときは語尾を上げる

語尾に?(クエスチョンマーク)が付くような会話をおこなう際は、語尾をしっかり上げましょう。例えば「〇〇していただけませんか?」「〇〇でよろしいでしょうか?」などのお伺いや質問では、語尾が一本調子や下がってしまうと、相手からすると上から目線の口調にとられてしまいます。

仕事での会話は、相手にお伺いをたてる内容の会話が結構でてきます。語尾に気を付けることで相手に勘違いをされることも減るはずです。ぜひ、気を付けて会話をしましょう。

■謝罪の言葉は語尾を小さく

仕事での電話応対は、クレームのときにこそ相手に誠意をみせるチャンスでもあります。人に謝罪をするとき、対面の場合と電話の場面で異なることは、語尾になるにつれ、少しずつボリュームを下げていくことです。

「たいへんもうしわけありませんでした」という言葉でしたら、「ありません」から徐々に言葉を小さくしていき、「でした」のあたりでは、わずかに聞こえるぐらいのボリュームになるように発声します。

相手に謝罪の気持ちを全面的にだしたいのはわかりますが、みえない相手に「申し訳ない」という思いを表現するためにも、ボリュームの調整は非常に大切になってきます。

■まとめ

最近では、メールでビジネストークをする機会も増えてきましたが、電話での応対は社会人として基本中の基本です。電話の話し方ひとつで会社の印象も左右されてしまいます。特にこれから起業を考えている場合には電話の応対はとても重要なことになります。相手に良い印象を与えられるよう電話応対には取り組みましょう。

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