電話マナーをチェック!電話のスマートな断り方とは?

オフィスを構えると、本業にメリットのない営業電話に困ってしまう事があります。
・キツイ口調になって、逆ギレされてしまうのが怖い・・・。
・電話を切るタイミングがつかめない・・・。
そんな、“電話マナーの困った”を解決する方法をまとめてみましょう。

■怪しい電話の見分け方

・社長様、担当者様など変な感じに丁寧な言い方。
・○○さんいますか?と名乗らずに指名してくる。
・「電気料金のお知らせですが」など、詳細を言わずに結局勧誘電話。
・非通知でかけてくる。
・名乗った社名や名前が、取引先にない。
会社にかかってくる電話では、部署によって特徴があるのではないでしょうか?
B to Bが主な取引になっていれば、社長様、担当者様といった、相手を変に持ち上げるような言い回しはしないでしょう。
また、仕事の話であれば、「○○の件で××さんと連絡取りたいのですが。」など、かけてきた要件を教えてくれるものです。
雰囲気が怪しい、取引先にない場合は、のせられて担当者の名前を言ってしまわないように用心しましょう。

■断りたい電話のスマートな対応

では、勧誘やセールス、しつこい電話を断りたいときのポイントをまとめてみましょう。
・ 丁寧な言葉でハッキリ伝える。
・ こちらから質問して相手のペースにさせない。
・ 個人名などこちらの情報を与えない。
実際に活用したい言い回しベスト3は・・・
①「恐れ入りますがどのようなご用件でしょう?」
②「必要な時に弊社よりお電話しますので、お名前とお電話番号をいただけますか?」
③「申し訳ありませんが、営業のお電話はお取り次ぎいたしかねます。お電話ありがとうございました。」
要件を訊ねる、相手の連絡先を訊くと、セールスの電話は引き下がることが多いです。
しつこく担当者を出せと言われたら、③のように丁寧に、やさしい口調で言います。
「ありがとうございました。」と締めの言葉で切ってしまうのが効果的です。

■電話を切るタイミングがつかめない・・・

営業トークの強者は、しつこく話を途切れる事無く続けてきます。
電話を切るタイミングを与えないのが作戦ですから、適当なところで、
「お話し中、申し訳ありませんが失礼いたします。お電話ありがとうございました。」
と電話を切ってしまいます。
タイミングを伺っていたらいつまでも話を聞かされることになりますから、丁寧にお断りして強制終了します。

会社への電話は、対応のまずさが後でどんな影響を与えるかわかりませんから、怒鳴ったり、乱暴な言葉を使ったりは避けたいものです。
丁寧な口調を心がけつつ、キッパリと対応しましょう。

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