バーチャルオフィス事務所の設立前に知っておきたいことは?

ネットやクラウドソーシング技術の発達により、場所や時間に縛られず仕事をする方が増えてきました。しかし、個人・法人問わず事業を行う上で会社の住所があることは重要です。実際の会社はないですが、住所は必要という方へ住所貸出サービスがあります。これが「バーチャルオフィス」と呼ばれるサービスです。

バーチャルオフィスのサービスとは

簡単にいうと、物理的な作業スペース以外の事務所機能の貸出を行うサービスです。実際にどんなサービスがあるのか簡単にご紹介しましょう。

例えば、事業を始めると借りた住所あてに郵便物が送られてくるようになります。その郵便物を貸し出した住所で一度受け取り、自宅など実際に使用している住所へ転送してくれます。ただし、本人確認郵便や食品は受け取れないので、そういったものは実際に使っている住所へ送るように指定する必要があります。郵便物の取り扱いについてはサービス内容によって様々ですので、事前に確認が必要です。

事務所には「電話やFAXがあるのか?」といったことも重要です。一般的なプランの中には電話転送サービスやFAX転送サービス、電話秘書代行サービスまでそろっていることが多いので、ぜひチェックしておきましょう。

「相手先へ出向いて会議を行う」もしくは、最近なら「インターネットを使ったTV会議がメイン」といった会社もめずらしくありません。そのため会議室は必要ないと思うかもしれませんが、自社で会議をしたい場合は会議室のレンタルができるかどうかも重要です。

会議室の利用についても値段や規模が運営会社によって様々ですので、確認しておきましょう。他にも運営会社によって、法人登記代行や融資・補助金・助成金サポート・Web制作サポートなど様々なサポートを受けることができます。

メリットとデメリット

実際にバーチャルオフィスを設立する前に、メリットとデメリットを確認しておきましょう。

メリット

まずは、初期費用が一般的な事務所設立よりも抑えられることが挙げられます。
実際に事務所を設立する場合、敷金や礼金・保証金の他・内装工事代・毎月の家賃も発生します。立地が良い場所に事務所を構えればさらに金額が上がるでしょう。しかし、バーチャルオフィスであれば、少額の入会金と保証金のみで利用可能です。しかも、実際に事務所を持つわけではないので内装費用も必要ありません。

次に、必要なときに必要な分だけコストをかけられることが挙げられるでしょう。
バーチャルオフィスは、住所の貸出以外は基本的に「必要な分だけサービスを利用する」スタイルです。たまにしか使わない施設・設備、その時々で依頼したい人材を必要なときのみ依頼できるため、ランニングコストを抑えることができます。

デメリット

バーチャルオフィスでは、開業が難しい業種があります。有料の職業紹介業や宅地建物取引業など、個別かつ専有のスペースが必要な業種は開業が困難です。しかし、要件が緩和できるケースもありますので、専門家と相談して対策しておきましょう。

まとめ

バーチャルオフィスは比較的新しいサービスのため、運営会社が少なく情報発信もほとんど行われていません。そのため、事業者の情報発信の少なさ、このサービスを利用したことのない方の誤情報も広まっている傾向にあります。利用する前に、しっかりと正しい情報を集め、御自身の働き方にあったバーチャルオフィス運営会社を選びましょう。

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