バーチャルオフィスとしての事務所の役割~リモート対応の窓口~

昨今の働き方改革や感染症などの影響により、自宅での仕事をする方が増加している傾向にあり、満員電車に揺られながらの通勤時間からの解放でゆとりある生活を送れる時代へとシフトしています。今回はバーチャルオフィスと事務所の役割の一つとして、リモート対応の窓口の関係についてお話ししましょう。

皆様が使うオフィスとしての在り方

今回のメインとなるバーチャルオフィスも、シェアオフィスやレンタルオフィスと同じサービスオフィスの業務の一環として運営しているのが基本的なスタイルとなっています。

会社を興した方や個人で事業をスタートする際や、既存の企業が新たな土地へ進出する際、いきなり貸事務所を借りると経費などの影響が大きくなります。
それを削減する目的を兼ねて一時的拠点としての意味合いで利用するなどの活用法があります。

サービスオフィスといった意味合いでは、レンタルオフィスの活用がメインとなりますが最近はリモートワークへの移行目的のためそれまでの貸事務所の契約を終えた後に、レンタルオフィスなどへ場所を変更して業務を継続している企業も存在しているわけです。

コスト面を考慮すると今後の事業継続のための資金確保へと実り、経費の削減にも貢献できるわけです。

バーチャルオフィスとリモートワーク

それまでの貸事務所で仕事をするのが一般的だった形態も、働き方改革や感染症などの影響により、それを反映する形で自宅勤務へと移行し、「自分の部屋=職場」といった考えが広まっています。

また、各種SNSの普及や台頭などにより安定した連絡ツールが提供され、通常のスタイルと比べ社員の多くが会社へ出勤する必要性が激減したのです。

貸事務所をそのまま継続して借用する状態が続くのであれば、出勤する社員がいないままだと何も使われていない状態と変わらず、家賃など各種費用によって赤字経営になりかねないリスクのもととなります。

そのまま放置するならば家賃が会社の財政を圧迫するといった事態へとつながるわけです。それを避ける意味でも、貸事務所を解約し、会社そのものをバーチャルオフィスへと移行する流れへとシフトすることが効果的な利用法となるわけです。

オフィスの変更

会社の所在地を仮想空間にあるバーチャルオフィスへと住所を移行し、社員は全員自宅での仕事に変更でき、社員間のやり取りなどについて効率よく業務を進める方法もあります。

社長も当然ながら自宅で仕事になりますので、既存のオフィスから自分の部屋が職場として様変わりができるわけですね。

外部からの郵便物などの問題も浮上しますが、バーチャルオフィスでの住所へと一時的に集約され、その後は登録した住所(つまり、社長や社員の自宅)へと転送できるのが強みです。

しかし手数料に関しては無料のところもあれば、配送料の手数料が必要とされる事業所もあるので確認が必要です。

外部の方を迎えての会議などがあった場合に関しては、バーチャルオフィスを管理する所在地へと案内してもらい、その中にある会議室を利用しての会議や各種SNSなどの活用によるリモート会議など状況次第で柔軟な対応が可能です。

その他社員のがリモートワークで自宅のほか、実家や新たな土地に拠点を移して仕事を継続される方も、メール処理のほか通常の業務を行う場合でも問題はなく、もはやオフィスはパソコンとインターネット接続環境さえあれば出社しなくても場所は一切選ばない時代へと変わり、やり取りなどに関してはリモートでの対応が可能であるわけです。

まとめ

増加傾向にあるリモートワークによる業務対応の拠点として、既存の貸事務所からバーチャルオフィスへ場所を移行して仕事を続ける点では問題なく、インターネット接続環境とパソコンだけあれば、自宅でも問題なく仕事ができるのは事は時代の流れともいえるでしょうし、働き方改革における新たな形としても今後活路を見出す意義は大きくなるでしょう。

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受付対応型サービスオフィスBUSINESSPORT
http://www.mtg-mbp.co.jp/

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