近年になって「働く＝会社に通う」という概念が変化しました。多様化したフレキシブルオフィスの一種に「バーチャルオフィス」がありますが、仮想の事務所とは一体どういうことでしょうか。取引先とのコミュニケーション方法も併せて紹介します。

バーチャルオフィス

この記事で紹介するバーチャルオフィスは、事業用の住所を貸し出すサービスのことです。特に登記が必要な個人事業主や起業準備中の方などのニーズが高い形態です。サービス運営会社によって内容は異なりますが、住所の利用以外にも複数のサービスがあります。

自宅住所で開業するデメリット

働く場所が自宅だったり取引先だったりする方にとって、登記の際や郵便物の受け取りには自宅住所を使用できます。しかし、名刺やHPで住所を公開することは、第三者に自宅を特定されてしまうという防犯上のデメリットとなります。

住所を借りるメリット

住所を借りることで防犯上のデメリットを回避できます。都心の一等地の住所を借りて使用することも可能で、ブランディング効果で信頼が得られやすいと考えられます。賃貸契約オフィスを借りる場合と比較すると、初期費用を抑えることも大きなメリットとなります。

主なサービス

ほとんどの運営会社で共通しているサービスが「法人登記の住所の貸出」です。電話番号の利用・郵便物受取と転送サービスもあり、受け取れない郵便物が規定されている場合もあります。転送方法や頻度の確認とともに、基本料金に含まれるか別料金かの確認も大切です。

サービス運営会社のほとんどがシェアオフィスサービスをメインに提供しており、来客対応をする受付・秘書サービスやリラックススペースが利用できる施設もあります。オプションで会議室を利用でき、取引先に近い場所を選ぶことも可能となります。

取引先とのコミュニケーション

メールやオンライン会議などでもコミュニケーションを図ることが可能となっていますが、直接会う場合は場所の選定に注意が必要になります。カフェなど不特定多数の人がいる環境となると、情報が第三者に漏れるという点で不安になり会議に集中できなくなるでしょう。

前の項目で紹介した通り、ほとんどの運営会社が会議室を設けており、バーチャルオフィス契約者は割引で利用することが可能となっています。契約内容によって会議室使用料金が異なるので、事前の予約や料金の確認が必要となります。

その他のデメリット

個室占有スペースがないため、バーチャルオフィス利用での開業が困難な業種があります。許認可が必要な弁護士や司法書士、宅地建物取引業などもあります。許認可が緩和されるケースもあるため、開業前に専門家への相談をおすすめします。

まとめ

バーチャルオフィスでは、初期費用を抑えた起業が可能となります。場所に囚われず、軽いフットワークで働く時代と言っても過言ではありません。取引先に近い場所で密にコミュニケーションを取ることで、信頼度が増すと言えるでしょう。

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